Planujesz założenie własnej działalności gospodarczej i przeraża Cię kasa fiskalna? Wbrew pozorom jej obsługa nie jest zbyt skomplikowana. Jak działa kasa fiskalna i do czego służy? Wyjaśniamy!
Kasa fiskalna – do czego służy?
Kasa fiskalna jest urządzeniem, które służy do rejestracji sprzedawanych produktów lub świadczonych usług. Umożliwia ona wydruk potwierdzenia transakcji, zwany paragonem fiskalnym. Dzięki niemu klient ma wgląd w cenę danej usługi lub towaru. Paragony są też niezbędnymi dowodami zakupu w przypadku ewentualnej reklamacji. Kopia dowodu zakupu trafia także do sprzedawcy. Warto również wiedzieć, że kasa fiskalna umożliwia przedsiębiorcy rozliczenia z systemem fiskalnym.
Pamiętaj, że kasa fiskalna musi posiadać odpowiednią homologację, czyli certyfikat, który potwierdza jej zgodność z wymaganiami technicznymi i administracyjnymi.
Kto musi korzystać z kasy fiskalnej?
Nie każda osoba, która prowadzi działalność gospodarczą, musi korzystać z kasy fiskalnej. Obowiązek ten spoczywa na osobach, które sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym, które nie mają własnej działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym zwolnionym z podatku VAT. Warto wiedzieć, że jeżeli obrót firmy nie przekroczył 20 tys. zł w minionym roku podatkowym, nie ma konieczności zakupu urządzenia fiskalnego. Jeśli jednak sprzedajesz perfumy, sprzęt telewizyjny, radiowy, telekomunikacyjny, gaz itp., zwolnienie to nie obowiązuje. Kasa fiskalna obowiązuje także każdego, kto świadczy usługi przewozowe, kosmetyczne, gastronomiczne, fryzjerskie, podatkowe, serwisowe, niezależnie od osiąganych obrotów.
Kasa fiskalna – z czego się składa?
Każda kasa fiskalna składa się z wyświetlacza, klawiatury oraz drukarki. Drukarki termiczne drukują paragony na papierze termicznym, który wymaga przechowywania w niskiej temperaturze. Zaletą takiego rozwiązania jest brak emisji hałasu, a także duża szybkość i wydajność. Alternatywą są drukarki igłowe, które doskonale archiwizują kopie paragonów, ale pracują znacznie wolniej i głośniej.
Czwartym koniecznym elementem jest moduł fiskalny, czyli układ elektroniczny posiadający nieusuwalną pamięć. W pamięci tej zapisywane są informacje o wszystkich operacjach, które zostały wykonane na kasie. Pamięć zapisuje m.in. stawkę VAT, cenę towaru, kod kreskowy. Moduły są zabezpieczone przed ingerencją serwisantów lub właścicieli kas.
Kasa fiskalna – jak działa?
Gdy sprzedawca zeskanuje lub wpisze kod towaru, wówczas specjalne oprogramowanie kasy fiskalnej wyszukuje w bazie informacje o towarze lub usłudze. Po zatwierdzeniu sprzedaży możliwy jest wydruk paragonu. W tym czasie fakt sprzedaży zapisuje się w pamięci modułu fiskalnego. Warto pamiętać o tym, aby pod koniec dnia wydrukować dobowy raport, zestawiające wszystkie zrealizowane transakcje. Standardowa pamięć jest w stanie zmieścić około 2 tysiące dziennych raportów. Nie należy także zapominać o obowiązkowych przeglądach technicznych kasy, które odbywają się co dwa lata.